Office Manager

 

De functie
Op de locatie Rotterdam van Olam Europe B.V. is een vacature ontstaan voor een ervaren Office Manager met kennis van financiële administratie. In deze duo-functie ben je het eerste aanspreekpunt van het bedrijf en verantwoordelijk voor ons kantoor. Naast jouw office management werkzaamheden ben je een belangrijke schakel in de financiën van Olam Europe B.V. Je communiceert dagelijks met onze Finance afdeling en zorgt voor een georganiseerde financiële administratie. In beide rollen fungeer je als een vraagbaak, probleemoplosser en organisator / beheerder van diverse bedrijfsprocessen.

Verantwoordelijkheden
Deze functie heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Eerste aanspreekpunt van Olam Europe B.V. voor externe partijen;
  • Ondersteunen van diverse interne afdelingen met kantoor gerelateerde taken;
  • Het ondersteunen van de financiële administratie;
  • Mede organiseren van seminars, personeelsbijeenkomsten, internationale meetings etc.;
  • Facilitaire werkzaamheden zoals regelen van lunches, post en overig beheer;
  • Beheer van onze huisvesting en voorzieningen in het kantoor;
  • Bijhouden van diverse administratieve archieven;
  • Bijhouden en doorgeven van HR-administratie, zoals ziekte, vrije dagen, etc.;
  • Beheer van alle zakelijke reizen, o.a. het regelen van vluchten, hotels, tickets en de aanvraag van visa’s;
  • Cost control ten aanzien van o.a. officematerialen, reizen, en visa’s;
  • Afsluiten van contracten met hotels, reisorganisaties, evenementenorganisaties etc.;
  • Voert andere voorkomende kantoor-management gerelateerde werkzaamheden uit.

De kandidaat
Voor deze functie zijn wij op zoek naar een ervaren kandidaat die:

  • Passie en plezier in de genoemde werkzaamheden heeft;
  • De Nederlandse en Engelse taal volledig beheerst in woord en geschrift (must);
  • Minimaal een MBO+ opleiding en werk- en denkniveau heeft;
  • Minimaal 3 dagen per week beschikbaar is (bij voorkeur in ieder geval op donderdag en vrijdag)
  • Kennis van SAP heeft (sterke pre);
  • Hands on handelt en oplossingsgericht is;
  • Zeer service- en klantgericht is;
  • Stressbestendig en positief is;
  • Een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor het volledig proces heeft;
  • Kan communiceren met meerdere (inter)nationale afdelingen.

Solliciteren?
Ben jij de juiste kandidaat? Stuur dan jouw CV + motivatie ia het sollicitatieformulier.

Notitie voor bureaus:

Wij hebben er bewust voor gekozen om zelf de werving te doen. Dat betekent dan ook dat wij jullie verzoeken geen cv’s naar ons toe te sturen; deze zullen we namelijk niet in behandeling nemen.

Je reageert op de vacature Office Manager bij OLAM Europe.

Ik ga akkoord met deze privacyverklaring. (Klik op de link om de volledige privacyverklaring in te zien).

Indien je niet akkoord gaat met de privacyverklaring dan zal de sollicitatie niet verstuurd worden. 

Je gaat gegevens invullen die in een database worden opgeslagen. Deze gegevens zullen zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld worden. Jouw gegevens worden niet verstrekt aan derden. Aan de hand van deze gegevens kunnen wij nagaan in hoeverre deze aansluiten bij vacatures.

Door de sollicitatie te versturen, gaat je ermee akkoord dat jouw gegevens met inachtneming van de hiervoor genoemde voorwaarden worden opgeslagen in een database.

Wij zullen de data slechts gebruiken voor de hierboven benoemde doeleinden. Je kunt op elk moment de toestemming intrekken door contact met ons op te nemen.